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CONSEJOS PRÁCTICOS PARA INICIARSE EN EL EJERCICIO DE LA PROFESIÓN DE LETRADO DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA

II CONSEJOS PRÁCTICOS PARA INICIARSE EN LA PROFESIÓN DE LETRADO DE JUSTICIA

Continuando con esta serie de consejos destinados a los compañeros que como el ínclito Severo y sus compañeros inician su ejercicio profesional, es indudable que uno de los principales aspectos a los que resulta necesario prestar atención nada más aterrizar en el primer destino es el relativo al estado y situación de la cuenta de depósitos y consignaciones.

El Real Decreto 467/2006 de 21 de abril regula los depósitos y consignaciones en metálico, de efectos o valores, y constituye la normativa básica en el manejo de la cuenta judicial que cada órgano judicial tiene asignada. Si bien esa normativa ha sido objeto de desarrollo por multitud de resoluciones y acuerdos del Ministerio de Justicia, en directa relación con la entidad bancaria responsable de la gestión de las cuentas (en la actualidad el Banco Santander), material que está disponible en la propia aplicación y que conviene leer detenidamente. También es indispensable permanecer atento a las nuevas versiones de la propia aplicación que de tanto en tanto se van implantando pues en ocasiones contienen novedades relevantes que resulta necesario conocer y explicar a los funcionarios de la Oficina Judicial para que sepan aplicarlas.

Esta función ha sido en ocasiones criticada o infravalorada por algunos compañeros, ya que consideran que se trata de una función que poco aporta y supone más una carga burocrática que otra cosa. Y si bien es verdad que deberían mejorarse muchos aspectos en esta materia, como por ejemplo la previsión de que los pagos en los procesos declarativos se realizaran directamente entre las partes si necesidad de tener que utilizar la cuenta judicial, lo cierto es que en la actualidad se trata de una parte esencial del trabajo diario de nuestro Cuerpo. Especialmente en los Juzgados de Primera Instancia o los de ejecutorias. No en vano la mayor parte de los expedientes que se tramitan son ejecuciones dinerarias, y tienen un fin muy concreto: lograr el cobro de la cantidad reclamada. Por eso es importante esforzarse por disponer una cuenta «ordenada» y controlada, con un número de cuentas abiertas aceptable y un saldo lo más bajo posible. Lo que no es tarea sencilla pese a lo que pueda parecer a priori pues obliga a un trabajo constante.

Como consejos prácticos que pueden darse de cara a empezar a utilizar por primera vez con la cuenta del órgano judicial destacan los siguientes:

Tras tomar posesión, obtener las claves y demás trámites necesarios, resultará sumamente recomendable realizar un examen a fondo, un chequeo del estado de la cuenta constatando cuál es el saldo disponible y cuántas cuentas “vivas”, con actividad, existen en ese momento.

Respecto al saldo, resultará útil efectuar una consulta para comprobar cuál era la situación un tiempo atrás apreciando así fácilmente cuál ha sido su evolución y cómo ha ido fluctuando, si bien tampoco hay que obsesionarse con dicha cuestión pues en ocasiones se reciben ingresos muy elevados que pueden elevar el saldo considerablemente puntualmente o durante períodos largos (por ejemplo, en penal, el importe de una fianza cuyo destino no podrá dilucidarse hasta que finalice el proceso o en civil una consignación en un ordinario de tráfico cuyo apelación puede tardar años en resolverse)

En cuanto al número de cuentas con actividad hay que comprobar cuántas cuentas constan abiertas (en situación «activa»). Las cuentas activas, con dinero son de tres tipos:

  • Operativas: significa que ha entrado dinero y se ha producido algún movimiento. Normalmente son cuentas con varios pagos o las conocidas como cuentas de pagos periódicos con algún embargo mensual y reiterativo (TGSS, INEM, salario empresa, etc). También cuando se ha pagado principal, luego intereses, costas, etc.
  • Abiertas: han recibido uno o varios ingresos y no ha habido ningún movimiento posterior. Pueden ser cuentas de depósitos para recurrir hasta que este se resuelve, o cuando existe un saldo testimonial en la cuenta y la parte beneficiaria no pide su entrega (algo cada vez frecuente con los embargos del sistema ECCV del CGPJ, que permiten embargar a partir de un céntimo de euro). O porque aún no procede entregar el dinero por cualquier motivo (oposición pendiente de resolver, falta firmeza, etc).
  • Ejecutadas: son aquellas en que se ha ordenado el pago total del dinero consignado. Pueden ir con orden de cancelar la cuenta tras el pago (cuando exista certidumbre de que ya no se va a producir ningún otro ingreso nuevo, por ejemplo, un monitorio que no sea de LPH) o sin orden de cancelación, que actualmente es lo más habitual y está programado así por defecto. En caso de duda, se recomienda no cancelar la cuenta pues luego no permitiría recibir nuevos ingresos (dando lugar al típico caso de llamada al Juzgado porque el interesado no puede ingresar, lo que exige su reactivación)

¿Qué situación debería presentar la cuenta del Juzgado si funciona correctamente? Es difícil de indicar, pero lo normal en un Juzgado de Primera Instancia debería ser tener entre 200/500 cuentas con actividad y un saldo de entre 100.000 y 500.000 euros (aunque pueden producirse ingresos muy elevados que la descuadren temporalmente). Un número superior puede ser indicativo de que la cuenta no está demasiado cuidada y que a poco que se impulse será fácil reducirla. Por desgracia, hay muchos órganos judiciales en que la cuenta no se ha cuidado lo suficiente y presentan un número excesivamente alto de cuentas activas.

¿Cómo se numera las cuentas de los expedientes judiciales?

Las cuentas disponen de 16 dígitos y se numera siempre de la misma forma: los primeros cuatro dígitos son los asignados al órgano, que al final se acaban memorizando. Luego suelen ir cuatro ceros, aunque también puede constar el código del órgano que ha efectuado la transferencia o traspaso del expediente. A continuación, va el código del tipo de cuenta que indica su naturaleza o tipo de expediente asignado (ordinario, verbal, etc). Y finalmente cuatro dígitos para el número de expediente y dos para año.

Es importante familiarizarse cuanto antes con los “códigos” de las cuentas más habituales, sobre todo en un Juzgado mixto, porque el número de expediente puede repetirse bajo varios códigos distintos. Por ejemplo, si un “71” se trata de unas diligencias previas, un “04” un ordinario.

¿Cómo impulsar la cuenta dentro de la función de impulso de oficio que tenemos encomendada?

Desde luego no es una labor que sea recomendable acometer nada más llegar al destino más allá de constatar la situación de la cuenta como antes se indicaba. Es más bien una actuación a medio-largo plazo, no prioritaria, cuando lo permitan las circunstancias y no haya que atender a otras labores más perentorias.

Por ejemplo, puede ser de utilidad en caso de tener próxima una inspección del CGPJ o TSJ. El mes de agosto por antonomasia y los períodos próximos a vacaciones son un buen mes para ponerse con esa tarea de revisión.

Para comenzar a impulsar la cuenta es aconsejable atender a dos parámetros:

  • Primero, empezar examinando de las cuentas que tenga un saldo más alto. Por ejemplo, de 10.000 euros o importes superiores. Así será posible reducir el saldo en un corto período de tiempo.
  • Segundo, revisar las cuentas más antiguas. Al hacer la consulta de cuentas activas aparece la fecha del último movimiento. Una cuenta que lleva parada más de tres o cuatro años normalmente es que está descontrolada y falta de impulso.  En la revisión es recomendable empezar por las cuentas que lleven más tiempo paradas.

Partiendo de esos parámetros se trata de ir comprobando cuenta por cuenta y cotejar con el expediente judicial.

En esta actuación es posible encontrarse con muchas situaciones: depósitos para recurrir con recurso ya resuelto a los que no se le dio el destino correspondiente (transferencia a la cuenta 9900); ingresos «olvidados» en un expediente que se recibieron y no se entregaron a la parte o que incluso se ordenó pago pero nunca se llevó a efecto y no hubo una reclamación posterior; cantidades pendientes de entrega por falta de impuso del expediente;  cantidades caducadas porque no se cobró el mandamiento (sobre todo sobrantes), etc… la casuística es enorme y a veces cuesta desentrañar el hilo.

Los peores casos de parálisis en las cuentas son los ingresos erróneos, es decir, que ese dinero no debió llegar al expediente, porque surge la duda de qué hacer con ellos.

En ocasiones se puede tirar del hilo, consultando en el programa de gestión procesal por el nombre del consignante, o si al hacer el ingreso hicieron constar un número de móvil o dirección. Pero en otras situaciones falta todo dato necesario para saber de dónde proceden. Y muchos pueden llevar años y años en la cuenta. Basta que cambie un número para que el dinero vaya a parar a otro Juzgado o a un procedimiento que no corresponde….

En esta actuación de aclarar los ingresos erróneos y el destino de esas cantidades es recomendable lograr un equilibrio: si la cantidad lo merece, se puede realizar un esfuerzo notable para intentar averiguar su destino. Pero hay un límite porque requiere de tiempo y esfuerzo.

Por ello, una vez intentado averiguar el destino, si no resulta posible lo que hay que hacer es transferir la cantidad la cuenta «9999» de fondos provisionalmente abandonados. Se trata de una cuenta “poso” intermedia de la que se puede recuperar fácilmente el dinero si es necesario dentro de un plazo amplio, y después pasa al Tesoro Público. Del Tesoro también es posible intentar recuperar, pero el proceso es más complejo y hay que realizar una petición a través de la aplicación, demorándose el proceso varios meses.

El orden en las cuentas es esencial

Es importante que en la Oficina conozcan y faciliten bien el código del tipo de procedimiento. El más común en los Juzgado de Primera Instancia es el «05» para ejecuciones. Pero si es para un divorcio, deben dar el «33», si es un verbal el «03». Un uso correcto de los códigos permite comprobar de un vistazo de qué tipo de procedimiento se trata.

Es posible realizar «auto-transferencias» entre cuentas cuando se da un error en el dígito procedimiento. Por ejemplo, si el ingreso se recibe en la cuenta «xxxx/0000/00/0100/16» y se trata de un ordinario, se puede auto-transferir a la cuenta «xxxx/0000/04/0100/16». Así de un vistazo al revisar la situación general de la cuenta es más fácil saber de qué tipo de expedientes se trata.

En un Juzgado de Primera Instancia el grueso de cuentas debe ser un «05». Especial control hay que tener con las «08» de monitorios, que tendrían que estar al día. En «06» hipotecarios, es fácil que consten cantidades muy altas, por sobrantes. En familia, suelen ser honorarios periciales. La experiencia va indicando los ingresos más habituales en cada tipo de jurisdicción.

Si se implanta una buena metodología en la dinámica del uso de la cuenta, el control se facilita extraordinariamente.

Asignación prioridad cuentas mediante colores

Esta es una funcionalidad poco utilizada, pero que resulta de gran útil. Al seleccionar una cuenta, es posible asignarle una prioridad, quedando marcada de un determinado color. Hay tres: rojo, urgente; amarillo, medio plazo; verde, largo plazo.

Esa clasificación por clores se puede utilizar de la siguiente forma, entre otras:

  • Rojo: para ingresos de gran cantidad o cuando es recomendable revisar el expediente a corto-medio plazo. Por ejemplo, con las cuentas en que hay dinero para intereses y costas y éstos están pendientes de aprobación. De esta forma, al revisar la cuenta es posible impulsar ese expediente para que se dicte la resolución aprobando tales conceptos si ya procede. En definitiva, para cualquier cuenta que por algún motivo resulte conveniente revisar periódicamente y cada vez que se repase la cuenta.
  • Verde: se puede utilizar sobre todo para las cuentas de pago periódico antes mencionadas (TGSS, etc) alguna de las cuales están operativas durante años, y que cada mes o corto período de tiempo requieren del pago en cuestión… También, cuando el dinero está controlado y no es necesaria una revisión constante, únicamente de forma extraordinaria cuando se proceda a revisar todas las cuentas una a una (normalmente una vez al año).
  • Amarillo: para ingresos de escasa cuantía pendientes de entregar o aquellas en que las partes no piden entrega (céntimos) o han caducado. Y para cuentas pendientes de revisión por cualquier causa, pero que no son urgentes.

Utilizando este sistema lo que se consigue es facilitar extraordinariamente el control de la cuenta, y facilita las revisiones periódicas. A su vez, los ingresos nuevos desde la última revisión se pueden detectar de un vistazo pues la cuenta carecerá de prioridad asignada.

Es recomendable imprimir y distribuir a diario los nuevos ingresos que se reciben, para que desde la Oficina pasen los expedientes y poder hacer los pagos correspondientes.

Una vez impresos los ingresos, quedan marcados en color y así no hay confusión.

Es aconsejable potenciar el pago por medio de transferencia, pues tiene muchas ventajas.

La cantidad sale de la cuenta en pocos días y se evita la posible caducidad de los mandamientos en papel. Puede transferirse desde un céntimo y se cobrará, lo que no suele ocurrir con las cantidades bajas cuando el mandamiento se entrega en papel.

Tras las Instrucciones 1/20 y Circular 1/20 ambas de la Secretaria General de la Administración de Justicia dictadas con motivo de la pandemia del Covid19 la transferencia se ha consagrado como el medio principal de pago, siendo el mandamiento de pago la excepción.

En los expedientes de «largo tracto» (años 90 o anteriores) con cientos de pagos, es recomendable que la primera vez que se trabaja con ellos se les dedique el tiempo necesario para indagar su situación económica real, tomando las anotaciones y apuntes que resulten necesario, lo que facilitará los siguientes pagos. 

Esta labor dependerá de la diligencia con que se haya actuado hasta ese momento, pues se siguen sistemas de lo más diverso (como indicar en el propio expediente las cantidades pendientes de pago, hacerlo constar en cada mandamiento que se expide, etc). Es una tarea que lleva tiempo, pero es tiempo se acabar recuperando más adelante al facilitar los sucesivos pagos. Es muy importante no realizar ningún pago si no se está seguro de la situación económica del expediente a fin de evitar entregar más cantidades de las debidas.

También puede ser de utilidad fomentar el ingreso directo por la empresa pagadora en la cuenta del interesado como permite el artículo 607.7 LEC, pues exime de la intervención del órgano judicial y descarga de trabajo.

Pero en estos casos hay que estar pendiente de que la entidad retenedora remita y la propia parte beneficiaría remitan el resumen periódico de los pagos que indica el citado precepto, ya que ello resulta imprescindible poder ir comprobando la evolución del expediente.

La automatización de los pagos es otra herramienta de gran utilidad para lograr su agilización y reducir la carga de trabajo burocrático que supone la cuenta.

La aplicación permite dar de alta lo que denomina pagos periódicos, pudiendo recuperar los datos de un pago anterior y determinar su importe y periodicidad. De esta forma, cuando se recibe el ingreso al día siguiente se carga automáticamente como pago periódico siendo suficiente con su confirmación.

Una opción en este tipo de expedientes que siguen algunos compañeros pasa por informar a la parte ejecutante de que los pagos se harán de forma automática sin necesidad de dictado de nuevas resoluciones, lo que descarga de trabajo a la oficina al no tener que poner la correspondiente resolución cada vez. Basta con adoptar algún sistema para ir descontando las cantidades abonadas y poder mantener el control económico del expediente.Por otro lado, también hay que tener en cuenta que una vez realizado un pago no es necesario introducir de nuevo todos los datos, sino que se puede ir a un pago anterior y seleccionarlo, de forma que copiará automáticamente toda la información para la nueva operación.

En definitiva, son muchos los consejos que se pueden dar sobre la cuenta, y en buena medida cada Letrado de la Administración de Justicia va adquiriendo sus hábitos y costumbres. Lo importante en última instancia es que siempre que se realiza un pago se tenga la seguridad de que todo está en orden y que ese abono es procedente, pues esta es una de las facetas que implican una mayor responsabilidad por nuestra parte.

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