El sistema Lexnet de intercambio de documentos judiciales o la tecnología al servicio de la Justicia

Araceli Gómez Blanco
Secretario Judicial

La Administración de Justicia viene siendo objeto de un proceso de modernización de su estructura y sus medios a fin de conseguir una Justicia abierta que sea capaz de dar servicio a los ciudadanos con mayor agilidad, calidad y eficacia, aplicando para ello los métodos de organización e instrumentos procesales más modernos y avanzados.

El plan de modernización de la Administración de Justicia exige, para alcanzar una realidad judicial informatizada, la incentivación del uso de nuevas tecnologías en los sistemas de gestión procesal, para que las formas de trabajo desempeñado en las oficinas judiciales evolucionen y se adapte a la sociedad de la información, requisito imprescindible para alcanzar una atención de calidad a los ciudadanos. Y en ese plan de modernización se enmarca la implantación del sistema informático Lexnet.

Lexnet es un sistema de intercambio de documentos judiciales en formato electrónico, que funciona de manera similar al correo electrónico pero garantizando mediante la utilización de la firma electrónica reconocida, las premisas básicas de seguridad:

• Autenticación. El emisor del documento es realmente quien dice ser.
• Confidencialidad. Sólo el destinatario puede leer el contenido del documento.
• Integridad. El contenido del documento no puede alterarse durante su transmisión.
• No repudio. El emisor del documento no podrá negar el hecho de su envío.
• Fechado. Permite fijar el orden de llegada de escritos.

Lexnet responde al art. 230 del apartado 2 de la Disposición adicional primera de la Ley Orgánica 6/1985, de 1 de julio, del Poder Judicial, tras la redacción dada por la Ley Orgánica 16/1994, de 8 de noviembre, el cual establece la posibilidad de que tanto los órganos judiciales como las personas que demanden ante ellos la tutela judicial de sus derechos e intereses utilicen en sus relaciones cualesquiera medios técnicos, electrónicos, informáticos y telemáticos, compatibles entre sí, siempre que éstas se produzcan en condiciones de seguridad, autenticidad, integridad, constancia fehaciente de su realización y del momento en que se efectúen, con garantías de confidencialidad de los datos de carácter personal, así como con respecto de las garantías y requisitos previstos en las leyes de procedimiento.

A este respecto, en el ámbito procesal, la Ley 1/2000, de 7 de enero, de Enjuiciamiento Civil, autoriza a que, cuando los órganos judiciales y los sujetos intervinientes en el proceso dispongan de medios técnicos y se den las condiciones y requisitos mencionados, sea posible la válida realización de determinados actos procesales mediante los indicados medios técnicos. Así sucede, en concreto, respecto del envío y la normal recepción de escritos y documentos, la práctica de los actos procesales de comunicación o el traslado previo de copias entre Procuradores.

El 26 de enero de 2007 se dicta el Real Decreto 84 sobre implantación en la Administración de Justicia del sistema informático de telecomunicaciones Lexnet para la presentación de escritos y documentos, el traslado de copias y la realización de actos de comunicación procesal por medios telemáticos. Real Decreto que será de aplicación en lo relativo a su implantación, requisitos de acceso, funcionalidades y características técnicas.

En todo caso, la utilización y funcionamiento del sistema se va a regir por:

1. En lo que resulte aplicable, por lo dispuesto en la Ley Orgánica 6/1985, de 1 de julio, del Poder Judicial,
2. En la Ley 1/2000, de 7 de enero, de Enjuiciamiento Civil, modificada recientemente por la disposición adicional sexta de la Ley de la Reforma del Mercado Hipotecario 47/2007, de 8 de diciembre, en lo que respecta a la presentación de escritos, realización de actos de comunicación, tiempos de comunicación y sus efectos jurídicos
3. En la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, en el Real Decreto 994/1999 de 11 de junio, por el que se aprueba el reglamento de medidas de seguridad de los ficheros automatizados que contengan datos de carácter personal
4. En la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica, en el Reglamento 1/2005, de los aspectos accesorios de las actuaciones judiciales, aprobado por Acuerdo del Pleno del Consejo General del Poder Judicial de 15 de septiembre
5. En la Instrucción 2/2003, de 26 de febrero del Pleno del Consejo General del Poder Judicial, por la que se aprueba el Código de Conducta para usuarios de Equipos y Sistemas Informáticos al Servicio de la Administración de Justicia
6. Y por lo establecido en la demás normativa que pudiera resultar de aplicación en el ámbito de la Administración de Justicia.

La instauración de la vía telemática para la realización de concretos actos procesales no excluye la utilización de la ya existente en la actualidad, sino que, por el contrario, es una opción más que abre otras posibilidades a los propios litigantes, a los profesionales que les asistan y a los demás intervinientes en el proceso en sus relaciones con la Administración de Justicia. Con ello se amplían y facilitan los cauces en el acceso a la tutela judicial. Así, no sólo se respeta el principio de igualdad de oportunidades y de no discriminación de todas las personas en el acceso a la tutela judicial, sino que se refuerza en todo caso y sin perjuicio de la vía y medios que éstos elijan.

Los interlocutores en las comunicaciones telemáticas en el ámbito de la Administración de Justicia no van a ser otros que los sujetos intervinientes en los procesos judiciales. En un lado de la relación estarán los Secretarios Judiciales y los funcionarios de los cuerpos al servicio de la Administración de Justicia que desempeñan sus funciones en la Oficina Judicial y en el otro las personas que demanden la tutela judicial, los profesionales que les asistan y otras personas e instituciones que también se relacionan con los Juzgados y Tribunales. Así pues, se pueden considerar usuarios los siguientes:

1. Funcionarios del Cuerpos Superior Jurídico de Secretarios Judiciales.
2. Funcionarios del Cuerpo de Gestión Procesal y Administrativa.
3. Funcionarios del Cuerpo de Tramitación Procesal y Administrativa.
4. Funcionarios del Cuerpo de Auxilio Judicial.
5. Abogacía del Estado.
6. Ministerio Fiscal.
7. Procuradores de los Tribunales.
8. Abogados.
9. Graduados Sociales.
10. Administrador del Colegio de Procuradores.
11. Órganos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos así como otras Administraciones e instituciones que habitualmente se relacionen con la Administración de Justicia (FOGASA, Agencia Estatal de la Administración Tributaria, Registradores de la Propiedad).

No obstante, por razones técnicas y de prudencia se admiten inicialmente como usuarios sólo a algunos interlocutores de la Administración de Justicia (Secretario Judicial, Cuerpos de Gestión, Tramitación Procesal y Auxilio Judicial, Abogacía del Estado, Procuradores, Abogados y Graduados Sociales), sin perjuicio de que en el futuro, dada la vocación de universalidad del sistema, puedan incorporarse otros colectivos de usuarios (Sustitutos de la Abogacía del Estado en el FOGASA, AEAT, etc.; Abogacía de las CCAA; Registradores de la Propiedad; Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado; Abogacía de entidades locales).

La utilización del sistema Lexnet será pronto obligatoria para los Secretarios Judiciales y para los funcionarios de los Cuerpos al servicio de la Administración de Justicia destinados en aquellas Oficinas Judiciales que dispongan del sistema y estén dotadas de los medios técnicos necesarios. También va a ser obligatorio el uso de este sistema para los Colegios de Procuradores que cuenten con dichos medios. En este sentido, todos los usuarios de Lexnet necesitarán disponer de un certificado en soporte seguro para acceder al servicio. Y se entenderá preferentemente la vía telemática de comunicación con quienes figuren dados de alta como usuarios en el sistema. Entre todos los usuarios del sistema LexNet destaca el especial régimen de utilización atribuido a los Colegios de Procuradores.

El sistema LexNet presentará las siguientes funcionalidades:

a) La presentación, transporte de escritos procesales y documentos que con los mismos se acompañen, así como su distribución y remisión a la Oficina Judicial encargada de su tramitación.
b) La gestión del traslado de copias, de modo que quede acreditado en las copias la fecha y hora en que se ha realizado el traslado y que éste se ha efectuado a los restantes Procuradores personados, de conformidad con lo previsto en las leyes procesales.
c) La realización de actos de comunicación procesal conforme a los requisitos establecidos en las leyes procesales.
d) La expedición de resguardos electrónicos, integrables en las aplicaciones de gestión procesal, acreditativos de la correcta realización de la presentación de escritos y documentos anexos, de los traslados de copias y de la correcta remisión y recepción de los actos de comunicación procesal y, en todo caso, de la fecha y hora de la efectiva realización.
e) La constancia de un asiento por cada una de las transacciones telemáticas realizadas a través del sistema, identificando cada transacción los siguientes datos: identidad del remitente y del destinatario de cada mensaje, fecha y hora de su efectiva realización proporcionada por el sistema y proceso judicial al que se refiere, indicando tipo de procedimiento, número y año.

Tanto la presentación de escritos y documentos, el traslado de copias como la realización de actos de comunicación a través del sistema telemático requerirá por parte de los usuarios del sistema la previa cumplimentación de todos los campos de datos obligatorios (nombre y código del órgano de destino, tipo de procedimiento y número). Asimismo, el usuario podrá incorporar, además del documento electrónico anexo, en el que se contenga el propio acto procesal objeto de la transmisión, otros anexos, uno por cada uno de los documentos electrónicos que se deban acompañar. Se podrá visualizar los documentos electrónicos incorporados como anexos, a efectos de comprobación, antes de proceder a su envío. Por otra parte, cuando por las singulares circunstancias de un documento el sistema no permita su incorporación como anexo para su envío en forma telemática, el usuario podrá hacer llegar dicha documentación al destinatario por otros medios, en la forma que establezcan las normas procesales, debiendo entonces hacer referencia a los datos identificativos del envío telemático al que no pudo ser adjuntado.

El usuario remitente debe utilizar firma electrónica reconocida para realizar el envío. De igual manera, los documentos electrónicos anexos también serán firmados electrónicamente. En el caso del Procurador, éste podrá realizar el traslado telemático de copias simultánea, mediante la adecuada cumplimentación de los campos de datos necesarios.

Para la acreditación de la presentación telemática de escritos y documentos el sistema devuelve al usuario un resguardo electrónico acreditativo de la correcta transcripción y, en todo caso, de la fecha y hora de la efectiva realización de la presentación en la Oficina Judicial.

En el caso de que el envío se realice correctamente, el acto de comunicación se recibe en el buzón del destinatario y queda depositado en el mismo a su disposición. El sistema devolverá al remitente un resguardo electrónico, acreditativo de la remisión y puesta a disposición, en el que constan los datos de identidad del remitente y del destinatario, fecha y hora de su efectiva realización proporcionada por el sistema y tipo de procedimiento judicial, número y año al que se refiere.

Cuando el destinatario accede al acto de comunicación y documentos anexos depositados en su buzón virtual, el sistema genera un resguardo electrónico dirigido al remitente, reflejando el hecho de la recepción y la fecha y hora en que ha tenido lugar, quien así tendrá constancia de la recepción. En el caso de los Procuradores, cuando se produzca el acceso al buzón virtual del Colegio de Procuradores se generará el correspondiente resguardo, que bastará para acreditar la recepción a los efectos previstos en la ley.

Por tanto, el sistema confirma al usuario la recepción del mensaje por el destinatario. La falta de confirmación implicará que no se ha producido la recepción. En aquellos casos en que se detecten anomalías en la transmisión telemática, es el propio sistema el que lo pone en conocimiento del usuario, para que proceda a la subsanación, o realice el envío en otro momento o utilizando otros medios. El mensaje de indicación de error puede ser impreso en papel, archivado por el usuario, y en su caso, integrado en los sistemas de gestión procesal a efectos de documentar el intento fallido.

Una vez que esté instaurado, el sistema telemático Lexnet estará en funcionamiento durante las 24 horas del día, todos los días del año. Sin embargo, en ningún caso la presentación telemática de escritos y documentos o la recepción de actos de comunicación por medios telemáticos implicará la alteración de lo establecido en las leyes sobre el tiempo hábil para las actuaciones procesales, plazos y su cómputo, ni tampoco supondrá ningún trato discriminatorio en la tramitación y resolución de los procesos judiciales.

Una vez depositados en los buzones virtuales de los usuarios los escritos y notificaciones, así como cualquier otro documento procesal transmitido por medios telemáticos, éstos se encontrarán accesibles por un periodo de 30 días. Transcurrido este plazo, estos documentos serán eliminados del sistema a excepción de los resguardos electrónicos acreditativos de la transmisión.

El Pleno del Consejo General del Poder Judicial aprobó por Acuerdo de 28 de septiembre de 2005 el empleo del sistema Lexnet por parte de los órganos judiciales. Pero la utilización del mismo está supeditada a la disponibilidad por los interlocutores de los medios y de la formación adecuada, lo cual necesariamente exigirá un proceso progresivo de implantación.

El sistema se implantará en las Comunidades Autónomas sin competencias transferidas en materia de justicia, dependientes del Ministerio, de forma gradual en función de las posibilidades técnicas y presupuestarias, comenzando por las sedes piloto de la Nueva Oficina Judicial, así como en las Comunidades Autónomas con competencias transferidas, siempre que hayan firmado un convenio de cooperación tecnológica con el Ministerio de Justicia. Es el caso de la Generalitat de Valencia y Cataluña. En Andalucía, con fecha 11 de enero de 2007, el Consejo General del Poder Judicial, la Consejería de Justicia y Administración Pública de la Junta de Andalucía y el Consejo Andaluz de Procuradores, suscribieron un Convenio de Cooperación para la implantación de un sistema de presentación de escritos y emisión de actos de comunicación procesal certificados por vía telemática. Dicho convenio establecía la creación de un Grupo de Trabajo que elaborase el protocolo de actuaciones a seguir para la efectiva implantación y ejecución del sistema. Protocolo que tiene lugar en fecha 11 de enero de 2008, y que contiene las Normas de Usuarios por las que habrá de regirse el Sistema Telemático de Presentación de Escritos de Trámite de los colegiados pertenecientes a los distintos Ilustres Colegios de Procuradores de Andalucía, con los Juzgados y Tribunales de Andalucía, así como el Sistema Telemático de Emisión de Actos de Comunicación Procesal de esos mismos Órganos Judiciales con los Procuradores, a través de la plataforma informática de comunicaciones desarrollada por la Consejería de Justicia y Administración Pública de la Junta de Andalucía e integrada en la aplicación de gestión procesal ADRIANO, determinando las reglas y criterios que han de observarse para la presentación de escritos de trámite y documentos, traslado de copias y realización de actos de comunicación procesal. en todos los ámbitos, en todos los órdenes jurisdiccionales y todos los Juzgados y Tribunales de Andalucía.